Mitä hyötyjä osallistavasta yhteissuunnittelusta on projektin eri osapuolille? – Case Janhulankartano

Kärjistetysti ilmaistuna suunnitteluprosessi menee jotakuinkin näin: asiakkaalla on tarve/ongelma, hän pyytää ammattilaisen apua ratkaisun löytämiseksi, ammattilainen tarjoaa oman näkemyksensä asiaan, lasketaan budjettia, asiakas tai asiakkaan edustaja hyväksyy budjetin ja suunnitelman. Ei kun töihin!

Nykypäivänä suunnittelua tehdään lähtökohtaisesti ”loppuasiakas mielessä” (mitä se sitten tarkoittaakaan). Ylemmän esimerkin prosessi voi tehdä todeksi tämän ilmaisun, mikäli asiakas on yksityishenkilö, joka haluaa omakotitalon, autotallin tai vaikka pihasuunnitelman. Yhtä henkilöä on helppo haastatella. Mutta kenen mielipidettä toteutus kuvastaa, kun loppuasiakas on esimerkiksi asunto-osakeyhtiö? Käytännössä lopulliset päätökset asunto-osakeyhtiöissä tekee hallitus, jonka kaikki jäsenet eivät välttämättä edes asu kohteessa. Onhan asunto-osakeyhtiössä yhtä monta käyttäjää ja asiakasta, kuin siinä on asukkaita.

Taloyhtiön hallituksella on haastava tehtävä yrittää ottaa huomioon asukkaiden tarpeet tuntematta joka ikisen kokemuksia ja elämäntapaa. Hallituksen jäsenten omat tuntemukset ja tarpeet tulevat väistämättä yliedustetuiksi paremman tiedon puutteessa. Johonkinhan niiden päätösten tulee perustua, eikö?

Yhtiökokoukset ja asukkaiden kuuleminen asunto-osake yhtiön saneerauksessa

Osakkaiden on mahdollista kertoa mielipiteensä yhtiökokouksissa, mutta näissäkin usein kovaäänisimmät ja rohkeimmat saavat sanansa kuuluviin, kun taas porukan introvertit jäävät ajatuksineen taustalle. Kokouksissa voidaan järjestää äänestys muutamasta vaihtoehdosta, mutta osakkaiden ei ole mahdollista vaikuttaa suunnitelmien yksityiskohtiin vaan vaihtoehdot on jo joku muu päättänyt. Puhumattakaan siitä, että yhtiökokouksissa äänen saavat ainoastaan osakkaat, eivät muut asukkaat ja vuokralaiset.

Me emme tee suunnittelua loppuasiakas mielessä vaan loppuasiakkaan kanssa, yhdessä.

 

Osallistavassa työpajassa ideoitiin oleskelualue vähäkäytöksisen leikkipaikan tilalle.
Asukastyöpajassa nousi esiin toive käyttämättömän leikkipaikan muuntamisesta oleskelualueeksi, joka tarjoaisi sekä silmäniloa, että mahdollisuuden etenkin yläkerrosten asukkaille nauttia puutarhasta.

Osallistavan suunnittelutyöpajan tarkoitus on mahdollistaa rakentavan, tasa-arvoisen ja toisia kunnioittavan keskustelun aikaan saaminen kaikkien kohdetta käyttävien ja siellä työskentelevien kesken. Työpajoissa osallistujat oppivat ymmärtämään toistensa näkökulmia ja kaikki saavat oman mielipiteensä ja ideansa kuuluviin. On tavallista, että käyttäjien tarpeet kohteelle eriävät, mutta työpajojen avulla toiveille löytyy usein yhteinen nimittäjä, kompromisseja syntyy ja tärkeimmät parannuskohteet nousevat keskusteluissa selvästi esiin. Keskusteluilla on myös tapana ruokkia toisiaan, jolloin voi syntyä uusia ideoita tai käyttäjien ideat jatkokehittyvät kokonaisuuksiksi.

Aidosti demokraattinen suunnitteluprosessi

Osallistavan suunnittelutyöpajan tulokset selkiytyvät prosessin edetessä (tästä syystä on tärkeää, ettei prosessia kiirehditä) ja työpaja kiteytyy esiin nousseiden aiheiden tärkeysjärjestyksen selvittämiseen äänestämällä. Tämä demokraattisesti aikaan saatu lista antaa suunnittelijoille selkeät raamit ja on oiva työkalu budjetin suuntaamiseksi. Parhaimmillaan työpajan tulokset helpottavat suunnittelijan työtä niin, että työpajan kesto vähentää suunnitteluun käytettäviä työtunteja suoraan verrannollisesti. Työpajaa ei siis kannata ajatella ”lisänä” vaan osana tehokasta ja aidosti asiakaslähtöistä hankesuunnittelua.

Asukastyöpajan keskusteluista muokkautui kehityskohteita jotka äänestettiin tärkeysjärjestykseen.
Yhteissuunnittelu työpajassa esiin nousseista ideoista ja ongelmista äänestettiin tärkeimmät kehityskohteet.

Case: as. oy Janhulankartano

Järjestimme elokuussa 2017 osallistavan pihasuunnittelutyöpajan yhteistyössä Insinööritoimisto Kompassin ja Jyväskylän Yrityskonsultit Oy:n kanssa. Työpajan tarkoitus oli ottaa taloyhtiön asukkaat mukaan pihan suunnitteluun ja kartoittaa asukkaiden toiveita ja tarpeita piha-alueelle. Taloyhtiöön on tulossa laajahko remontti, jossa piha tullaan kaivamaan auki mm. salaojituksen ja asfaltoinnin uusimisen yhteydessä, joten pihan toimintojen uudelleen suunnittelu on ajankohtaista.

Asunto-osakeyhtiön yhteissuunnittelun avulla valmistunut pihasuunnitelma
Jahulankartanon pihasuunnitelman teossa hyödynnettiin osallistavaa-työpajaa asukkaiden tarpeiden ja toiveiden kartoittamiseksi.

Työpaja järjestettiin taloyhtiön pihamaalla, jolloin viheralueiden toiminnot ovat helposti hahmotettavissa ja pihan herättämät tunteet ovat konkreettisesti läsnä. Osallistujina paikalle saapui asukkaita, insinööritoimisto Kompassin edustaja sekä isännöitsijän edustaja. Toiveena oli, että myös huoltofirman edustaja olisi päässyt paikalle, mutta tällä kertaa se ei ollut mahdollista. Huoltoyritys sai kuitenkin kertoa omat toiveensa työpajan jälkeen.

Työpajassa hyödynnettiin kolmea eri fasilitointimenetelmää, joiden tarkoitus oli saattaa osallistujat ns. tilaan, joka tukee luovuutta ja toisaalta luo ympäristön, jossa kaikkien on hyvä olla ja osallistua. Ensimmäisessä osiossa keskusteltiin pihan herättämistä tuntemuksista asukkaissa, toisessa keskityttiin suunnittelemaan yksityiskohtaisemmin esiin nousseita aiheita pienryhmäkeskusteluissa ja kolmannessa arvotettiin tärkeimmät kehityskohteet.

Keskusteluissa esiin nousseet ideat otettiin talteen ja ne äänestettiin tärkeysjärjestykseen.

Osallistavan pihasuunnittelu-työpajan hyödyt

Pihan saneerausprojektissa mukana oleville osapuolille työpaja tarjosi arvokasta sisältöä:  puutarhasuunnittelija sai niin tarkat suuntaviivat, että suunnitelman ensiversio (ns. EVO1) syntyi huomattavasti tavallista nopeammin. Työpaja tarjosi suunnitteluinsinöörille mahdollisuuden huomioida asukkaille oleellisia asioita omassa suunnittelutyössään, ja as. oy Janhulankartanon hallitus sai tukea päätöksenteolleen. Myös asukkaat saivat mahdollisuuden tutustua toisiinsa paremmin kiinnostavien aiheiden ja herkullisten pullien parissa.

Uskallanpa väittää, että insinööritoimiston ja isännöintitoimiston edustajat kokivat tilanteen mielenkiintoiseksi myös oman työnsä kannalta päästessään keskustelemaan syvällisesti loppukäyttäjien kanssa. 😉

Ennen kaikkea osallistava suunnittelu varmistaa, että pihasta tulee teknisesti, toiminnallisesti ja ulkonäöllisesti paras mahdollinen nimenomaan loppukäyttäjien näkökulmasta.

Onko sinulla hanke, jolle yhteissuunnittelutyöpaja voisi tuoda lisäarvoa? Ota yhteyttä, niin jutellaan osallistamismenetelmien mahdollisuuksista!

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *