Kaaoksesta työn organisoimiseen ja ajanhallintaan

Vielä muutama kuukausi sitten olin vanhempainvapaalla ja tein ’vähän’ töitä samalla kotona. Yrittäjänä en voinut olla ihan irtautunut työstä, mutta alun perin ajattelin, että saan homman onnistumaan, sillä en ole stressaavaa tyyppiä. Olen luonnostani järjestelmällinen….Tiettyyn rajaan asti.  Tuloksena: tuplasti ”huono ihminen” -tunne; Huono äiti ja huono yrittäjä / työntekijä. Työn organisoiminen sekä samalla ajanhallinta ja elämän hallinta tuntuivat heittävän härän pyllyä.

Mukulat on varsin tuore yritys. Äitiyslomani ja vanhempain vapaan vuoksi, emme raskineet ottaa edes toimistoa, vaan työskentelimme kotoa käsin.  Teimme töitä yrittäen pidellä kiinni kaikista langoista., Pitkistä ja lyhyistä. Tilanne oli hyvin sekava: paperit ja tavarat hukassa, ainainen kiire ja tunne, että mitään ei saa tehtyä, joka johti fyysisiin stressin oireisiin: puristava tunne kurkussa ja kehossa, pääkivut, unionglemat. Jos pienikin asia menee pieleen tai edes toisin, kuin on alun perin ajatellut, valtaa voimattomuuden tunne ja kaikki menee sekaisin. Ärsyyntymistä on vaikea peitellä. Jep. Been there. Done that. Got the T-shirt.

Onneksi tilanne on jo muuttunut! Ensinnäkin olemme hankkineet toimiston. Yrityksen paperit ja työ ovat nyt yhdessä paikassa, jossa tapaamme lähes joka päivä. Hopeisena pilven reunuksena, olemme nyt yhdessä ja itseksemme pohtineet työn organisoimista ja ajanhallintaa kokonaan uudella tavalla. Nyky-yhteiskunnassa kiireettä ja siitä suoraan aiheutuvaa stressiä ja voimattomuuden tunnetta voi olla vaikea vältellä.  Kaikkien meidän elämäntilanteet ovat muuttuvia, jolloin myös ajan käytön priorisoiminen muuttuu väistämättä. Minusta on turhaa puhua vain kiireen tunteesta. Kiire on meille monelle ihan todellinen. Kiirettä voi kuitenkin pyrkiä järjestämään.

Jos se ei lue kalenterissa, sitä ei tapahdu…vai taphtuuko?

Itselleni oli tärkeintä ihan ensin töihin ”palattuani” miettiä, että miten saisin ensinnäkin kiinni siitä, mitä kaikkea pitää tehdä, ja mistä aloitan kaiken tämän tehtäväpaljouden keskellä? Ajanhallinta sanaparina kalskahti korvaani ankealta enkä oikeastaan pidä siitä. Puhuisinkin mieluummin tehtävien organisoimisesta ja ajan noteeraamisesta näiden eri asioiden ympärillä.

järjestyksen hakemisessa piti omalla kohdallani siis lähteä ihan perusasioista, eli siitä miten hahmotan asioita. Olen huomannut olevani enemmän visuaalinen ja kinesteettinen oppija. Opin parhaiten näkemällä ja itse tuottamalla, liikkeen ja tekemisen, esimerkiksi kirjoittamisen kautta. (http://www.porttivapauteen.fi/vapautuvat/opas_oppimisvaikeuksiin/oppimistyylit)

Mietin, että tämän huomioiden varmasti parhaiten myös järjestän asiani samalla metodilla.  Hahmotan kokonaisuuksia, joten minulle on tärkeää saada kaikki tehtävät asiat, projektit ja niiden kulku sekä ajatusten kulku näkyville. Listaan asioita ja olen oppinut kirjoittamaan muistiin IHAN KAIKEN. Joskus jotkut jopa naureskelevat tälle tavalle, mutta kaiken tämän hässäkän, jota elämäksi kutsutaan, keskellä olen myöntänyt itselleni, että aivojen kapasiteetti on hyvin rajallinen. Elämäni on huomattavasti helpompaa, kun asiat ovat ymmärrettävässä järjestyksessä.

Aikajanaan voi merkitä projektin ajallisen etenemisen ja jaotella tehtävät lineaarisesti
Pidän aikajanoista, sillä ne helpottavat asioiden ajallista hahmottamista ja jakavat projektien tehtävät visuaalisesti.

 

Voiko ihminen rakastaa listoja? -Kyllä voi!

Silti ”ylimääräiset asiat”, kuten päiväkotiin palautettavat lippulappuset myöhästyvät armotta. Ajattelenkin nyt, että kenties ajan hallitsijana ei tarvitsekaan pyrkiä täydellisyyteen.  Tärkeintä on ehkä se, että oppii priorisoimaan tärkeät asiat: tehtävät asiat sekä ne asiat joihin todella haluaa panostaa ja opetella rajaamaan tietyille tehtäville realistinen aikataulu. Kaiken tämän määrittämisen ja ajastamisen jälkeen voi miettiä erillisiä keinoja erinäisten tehtävien jaksottamiseen ja esim. yhden päivän kulkuun. Kokonaisuuden hahmottamisen ja aikatauluttamisen ohella, myös joustamisen ymmärtäminen on olennaista. Sehän tästä kaikesta tekeekin niin haastavaa ja mielenkiintoista!

pullatauko
Kuvateksti: Aivan kuten työpajoissa, kiireisenä ajanjaksona myös ruokailun ja hengähdystaukojen on hyvä olla mietittynä ja parasta on myös toteuttaa ne!

Täältä muutama hyväksi koettu ja helppo työkalu ajanhallintaan: https://www.ttl.fi/tyontekija/tyoaika/ajanhallinta/

-Sirpa

 

 

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *